Confira os 05 erros mais cometidos no Sped Fiscal e aprenda a evitá-los! - Rensoftware

Confira os 05 erros mais cometidos no Sped Fiscal e aprenda a evitá-los!

O Sped fiscal não precisa ser uma dor de cabeça. Saiba como evitar erros!

Contextualização

As rotinas de quem empreende não são fáceis. Há uma série de obrigações legais a serem cumpridas, incluindo as fiscais, que são de extrema relevância. Mas calma, também há inovações positivas para quem empreende. É o caso do Sped Fiscal, um sistema que agiliza a escrituração fiscal digital (EFD) com dados fiscais das empresas.

Apesar de ter a intenção de agilizar a emissão de documentos importantes, ainda há muitos erros que são cometidos que podem custar caro ao gestor e à empresa que os comete. Por esse motivo, neste artigo você entenderá que erros são esses e como evitá-los para usar o Sped Fiscal a seu favor. Confira!

O que é Sped Fiscal?

Trata-se de um sistema que digitaliza todas as informações relevantes às autoridades tributárias, possibilitando a coleta de dados fiscais. As empresas podem usar seus sistemas ERP em um formato pré-definido pelo Governo Federal para transmitir suas informações. Esse envio possibilita a digitalização dos arquivos que precisam ser enviados, dispensando o uso de documentos em papel e, portanto, reduzindo a burocracia desse processo.

Quais são as informações enviadas pelo Sped Fiscal?

O Sped Fiscal permite o envio de informações digitalizadas da EFD (Escrituração Fiscal Digitalizada), que inclui os seguintes livros:

I – Livro Registro de Entradas

II – Livro Registro de Saídas

III – Livro Registro de Inventário

IV – Livro Registro de Apuração do IPI

V – Livro Registro de Apuração do ICMS

VI – Documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP

VII – Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque.

Essas informações são enviadas diretamente pelo ERP utilizado pela empresa, por isso, a boa escolha da tecnologia utilizada é fundamental.

Vantagens do Sped Fiscal para as empresas

O Sped Fiscal tem diversas vantagens, veja agora as principais:

👉 Redução da burocracia com a digitalização de documentos;

👉 Redução de custos por dispensar emitir ou armazenar documentos em papel;

👉 Informações uniformizadas prestadas às diversas unidades federadas;

👉 Acesso mais rápido e fácil às informações;

👉 Melhor controle e fiscalização das informações tributárias;

👉 Aperfeiçoamento do combate à sonegação;

👉 Menor impacto ao meio ambiente devido à redução do consumo de papel.

Conheça e evite os erros do Sped Fiscal mais comuns entre os contribuintes

O Sped Fiscal tem a intenção de simplificar a emissão de dados, mas ainda há muitos erros comuns cometidos no preenchimento que podem causar prejuízos à sua empresa. Veja abaixo 05 deles e como evitá-los:

01-  Demorar a fazer os lançamentos no Sped

Muitas pessoas podem achar mais simples fazer o lançamento com diversas informações a serem lançadas em uma única vez. Entretanto, ao fazer isso, parte das informações necessárias podem ser perdidas. Seja pela desorganização das informações ou pelo seu esquecimento, esperar ter mais informações para anotar pode causar erros. Ao identificar esses erros, a Receita Federal pode suspeitar de fraudes, o que é muito ruim para a sua empresa. Portanto, evite essa falha fazendo o lançamento gradual das informações.

02-  Não acompanhar as mudanças na legislação

A legislação sobre os procedimentos fiscais muda constantemente no Brasil. Por essa razão, é importante estar sempre atento para não fazer nenhum documento fora do previsto em lei. Além disso, há variações de município para município, e o gestor deve estar atento. Ter algum software que seja atualizado com a legislação vigente é uma boa ideia para acompanhar as mudanças.

03-  NCM e alíquotas informadas erradas

Esse é um erro super comum de acontecer. A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é periodicamente alterada, e isso faz com que o valor de suas alíquotas seja modificado também. Logo, é importante estar atento a esses campos para não cometer esses erros vistos pelo Fisco como evasão fiscal. Além do mais, é preciso estar atento ao código e à descrição dos produtos, que são afetados pelo NCM e que vão repercutir no estoque caso sejam identificados de forma incorreta. Acompanhe sempre a NCM e as alíquotas referentes a ela.

04-  Falta de atenção aos valores preenchidos

É importante dar as ferramentas certas à equipe e demonstrar a importância de se atentar aos valores informados ao fisco. Por mais óbvio que pareça, a falta de atenção é um dos erros mais comuns – e que pode custar caro ao seu negócio.

05-  Não contar com um software de gestão

Com um processo tributário e fiscal tão complexo, não ter um sistema de gestão é um erro grave. Fazer todas as operações manualmente, pagar um especialista, mantê-lo atualizado sobre as alterações na legislação e fazer todas as documentações necessárias sem uma ferramenta adequada leva a mais erros e riscos nas entregas de seus documentos no Sped fiscal. Por esses motivos, é indispensável adotar um sistema que te ajude a conferir desde o layout correto dos documentos até as sequências e cálculos necessários.

Com isso, a transmissão de documentos ao fisco se torna mais eficaz, com chances de erros reduzidas, além de simplificar a transmissão de documentos e informações à sua contabilidade e melhorar a produtividade de seu auditor, o qual terá dados corretos, confiáveis e mais bem organizados.

A integração do sistema também simplifica a transmissão gradual das informações, pois elas estarão vinculadas a outras transações e processos, o que evitará falhas e esquecimentos de registro de dados.

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